En todo sistema normativo certificado, o por certificar, existen ciertos requerimientos mandatorios que apuntan, por una parte, a mantener el sistema bajo control y, por otra parte, a demostrar la mejora continua.

Las auditorías internas constituyen un requerimiento mandatorio que apunta a ambos objetivos, dado que demuestra el mantenimiento de los procesos y su adecuación permanente a lineamientos y performance definidos por la organización, y a la vez sirven como mecanismo de búsqueda de oportunidades de mejora, que contribuyen a la evolución de la Calidad.

La planificación y realización de las auditorías internas deben tener un horizonte claro respecto a dichos objetivos, dado su efecto potencial en la organización. De todas formas, muchas organizaciones utilizan este recurso solo para demostrar adecuación a una norma, como si se tratara de un mero “checklist” a completar para cumplimentar aspectos que solo son funcionales a una auditoría externa, sin impacto real en los procesos y su mejora.

Desde un punto de vista absolutamente positivo, es menester establecer algunos tips prácticos para sacar el mejor resultado de las auditorías internas de un sistema normativo, siempre y cuando la Dirección de la organización desee exprimir las posibilidades de obtener información valiosa para la toma de decisiones.

Las recomendaciones que enunciaremos son útiles para las auditorías internas en general, independientemente de la norma a la que aplique el sistema auditado. Veamos:

1. Planifica con tiempo, y no te apresures a hacer las auditorías internas solo para cumplir con las auditorías externas que tengas pendientes. Planificar correctamente es el primer síntoma de una auditoría con un objetivo claro y manifiesto, que tenga que ver con la mejora potencial. De dicha planificación formal debe partir el orden con el que los procesos sean revisados, y debe también reflejar la seriedad con la que se conducirá el proceso.
   
   
2. Valida las credenciales de los auditores internos al momento de planificar, sean propios o contratados. Las credenciales de las que hablamos no refieren solamente a los cursos de auditor interno que los auditores propios o tercerizados deban ostentar, sino también la práctica en auditorías pasadas recientes, el historial de su desempeño, su expertise o capacidad de interpretación de requisitos normativos sobre los procesos, etc. Todo esto debe estar suficientemente documentado, y ser comprobable antes y después de la realización de la auditoría.
   
   
3. Comunica a todos los responsables de procesos a ser auditados todas las instancias de la auditoría, como fechas y alcances. Hazlo con suficiente antelación, y en varias oportunidades, para que el proceso no caiga fuera de sus agendas de trabajo, o que alguien pueda decir “no es buen momento” al recibir al auditor. En este punto puedes apoyarte en la Dirección de la Organización, para darle mayor “jerarquía” a la necesidad de auditar.
   
   
4. Trata de tener en cuenta la compatibilidad personal del auditado y el auditor, cuando éste es interno de la Empresa. Una mala relación entre personas normalmente tiene resultados desastrosos en una auditoría, y muchas veces las rencillas personales estimulan al auditor a evidenciar problemas que no existen (y que luego son difíciles de defender como desvío de proceso), profundizando de esta forma los malos ánimos preexistentes, perjudicando a las relaciones entre sectores y generando aún más rispideces.
   
   

Hay mucho más por decir en este tópico, porque las auditorías internas son el recurso más desperdiciado por las Empresas con sistemas normativos vigentes. Esta actitud no pasa solamente por el desinterés, sino que raya la desidia, dejando de lado que todos los recursos que se pueden aplicar a la mejora y se desperdician constituyen una pérdida triple: tiempo, dinero y crecimiento potencial.