Las organizaciones comparten muchas características con los seres humanos, como un organismo social vivo que aprende y se adapta a las condiciones de su entorno. Es justamente esa capacidad de adaptación la que posibilita el crecimiento, desarrollo y sostenibilidad de las organizaciones a través del tiempo.

Comprender el contexto de una organización es un proceso que consiste en determinar los factores que influyen en el propósito, objetivos y sostenibilidad de la organización.

Para ello, se deben considerar factores internos tales como:

• Valores
• Cultura
• Conocimiento 
• Desempeño de la organización
  

Y a su vez factores externos como los entornos:

• Legales
• Tecnológicos
• De competitividad
• De mercados
• Culturales
• Sociales 
• Económicos
  

Entonces, para comprender su contexto, las organizaciones deben analizar las cuestiones internas y externas más importantes, incluyendo a las necesidades y expectativas de las personas o grupos de influencia, que condicionan el logro de los objetivos.

En esta oportunidad, comenzaremos a definir el contexto organizacional a partir del análisis de las cuestiones internas y externas a nivel general. Para ello, una de las herramientas más comunes es el análisis FODA (también conocido como análisis DAFO o SWOT en inglés), que permite definir el contexto actual de la organización identificando los factores que influyen positiva y negativamente en el desempeño actual y previsto. A partir de ello, se pueden establecer planes de acción y decisiones orientadas a: utilizar las fortalezas como apoyo de las estrategias; minimizar las debilidades y su eventual impacto; evitar las amenazas o reducir sus probabilidad y efectos; y sacar el máximo provecho a las oportunidades que entrega cada situación.

El análisis FODA debe tener una perspectiva global del negocio, y puede estar nutrido por estudios de mercado, análisis de oferta y demanda, e incluso otras herramientas como ser análisis PESTEL y 5 fuerzas de Porter. De este modo, se deben tomar en cuenta factores como: la competencia, el recurso humano, los mercados, la infraestructura, los recursos financieros, las tendencias políticas, sociales, económicas y tecnológicas, la investigación y desarrollo, y factores de competitividad.

Otro aspecto a tener en cuenta es que para un correcto diagnóstico resulta imprescindible la participación de la alta dirección de la organización, así como también de los responsables de áreas y procesos.

La forma más común de realizar el FODA es mediante una matriz cuadrada de la siguiente manera:

1. Se comienza por el análisis del contexto interno, es decir, de las situaciones bajo control de la organización. Aquí se incluyen cuestiones vinculadas a la historia, valores de la empresa, métodos de trabajo, régimen laboral de los colaboradores, estructura de la organización, interrelación entre las áreas, etc. Para estas cuestiones se deben determinar fortalezas y debilidades:
   
   - Las fortalezas son los aspectos en los que nuestra organización destaca, marcando una diferencia positiva con los competidores. Favorecen el logro de resultados y afectan positivamente al desempeño analizado. Estas deben ser potenciadas.
   
   - Las debilidades son los aspectos propios de la organización, cuya posición es desfavorable en comparación con otras referencias, en especial con los competidores. Constituyen una desventaja y afectan negativamente al desempeño analizado. Lógicamente, estas deben ser minimizadas (o gestionadas para volverse fortalezas).
   
   
2. Luego, se debe continuar con el análisis del contexto externo, es decir, aquellas cuestiones que no dependen de una decisión de la empresa como ser la posición frente competidores, tecnología existente en el mercado más eficientemente, efectos del marco legal sobre los productos vendidos, efecto de la crisis económica,  las restricciones financieras, etc. Aquí se identifican las oportunidades y amenazas:
    
   - Las oportunidades son situaciones convenientes para la organización, condiciones que pueden resultar más favorables de lo que se espera. Hay que potenciarlas.
   
   -Las amenazas son situaciones externas que podrían ser perjudiciales para la organización; indicios de un peligro para la organización, para la consecución de sus objetivos, para el fracaso de determinado proyecto. Hay que mitigar su impacto.                           

A partir de esta identificación, la organización podrá trabajar las oportunidades como gestión del cambio, creando planes de acción, asignando responsables y recursos para aprovechar estas oportunidades identificadas.

Relacionando las amenazas y debilidades identificadas con las partes interesadas, serán la base para crear el análisis de riesgos y gestionarlas de manera oportuna y eficiente. 

Es recomendable que este análisis general se realice mínimo anualmente, de esta manera la organización asegura tener una ventaja competitiva al identificar y gestionar a tiempo los cambios internos y del entorno. Las organizaciones con frecuencia a partir de este análisis innovan para lograr mejoras significativas. Es de aclarar que existen otros tipos de análisis y nivel de complejidad de los mismos para cumplir con el objetivo de comprender la organización, nuestra sugerencia es iniciar con este que es básico y de fácil ejecución.

Tomando en cuenta la importancia que hemos descrito del FODA, en la plataforma Pertix mediante un diagrama específico, podrás identificar fácilmente cada una de estas variables, actualizarlas y documentarlas las veces que sea necesario.

CARLOS ALBERTO TAPIA

Supervisión de User Experience, Soporte de Implementación y Capacitación / Pertix Tech. Latam